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推荐信函写信要点

  

推荐信函写信要点

  

几乎所有的大学都会要求申请人提出推荐信(Recommendation Letter),评审委员借着推荐者的文字描述,可以了解申请人的背景状况。它可说明各种成绩单数字以外的其他意义,补充过于计量化、公式化审核的一种评估方式。

申请研究所一般要求三封推荐信。推荐人的身份可以是曾经教你的教授,或是现(曾)职工作单位主管,自己视需要组合。例如,如果你毕业十年,你的推荐人可应有二封工作主管为宜,而毕业一两年顶多一封即足够。

推荐人的职务,并不一定愈高愈有利,相反地,认识你愈久而职称不高,内容又适当地表达你的个性(Personality),才是上乘的推荐。以下,我们将提供你推荐信需注意的要点,帮助你着手起稿推荐信:

(一)不要拖时间,尽快起草:推荐信需要时间写,何况又得配合老师的时间。所以尽快起草你的推荐信,以便使你的推荐者有充裕的时间,为你的推荐信效力。

(二)提供充份的信息给推荐者:如果你要推荐者能掌握你的优点,你得提供充份的信息。自然,要尽量具体避免空洞地陈述。同时,你也该提供你申请学校截止日期给推荐者参考,以免推荐者耽误了你的申请。

(三)各推荐信的打字书信字体,宜选不同的型式,以示不同的推荐者属需要圈选的表格者,可以直接以手稿填入。

(四)在逻辑推理下,推荐者不可能知道或了解你的特质,请勿提及。譬如说,学生课外活动的表现就不适于平常教授正式科目的教授提及,除非教授也参与其中。又如其他课堂的表现,除非其他教授曾经提及过,否则不适合此科教授评论学生在其他科目的表现。再如,学生如何在图书馆查数据、写报告花费的时间,一般老师是不可能知之甚详,除非实在太特殊而略有耳闻,故也不适合在推荐信中提及。

(五)推荐信的内容尽量简短有力:不要虚无空洞的形容词,例如他任职于某公司时,勤劳、负责、认真、为人谦虚、诚恳等语句,不宜多引用,最好讲出具体事实,才不流于形式,尤其不要抄袭市面的书信范例,以免流于陈腔滥调,落入俗套。

(六)如果可能的话,推荐者最好与你修的科目或学校相关譬如说:如果你将来计划主修英文,最好推荐人之一是英文老师。又如,如果你申请常春藤名校(IVY LEAGUE SCHOOL),推荐者若也是常春藤名校出身,则其推荐信将更有力。

接下来,这里讨论推荐信包含的主要题材:

(一)与申请者的关系表达清楚何种方式认识。譬如说是老师、指导教授,老板等。说明交往多久,如果是教授学生关系,对教授的科目做一个简短的说明,如果推荐信者是你的老板(主管),请详细说明你的工作职责。

(二)推荐者对申请人人格个性特征的印象:譬如学习精神、工作态度、与同事(同学)相处的情形、组织领导能力、学术专长、研究能力、有无工作经验与否,并加注评语。

(三)推荐者对你能否顺利完成学位的看法:譬如说,描述你对特别分配职务上的表现,以表现你的应变能力。又如,申请者是否有其他潜力未发挥? 如果申请者的成绩未尽理想,评述你对申请者的看法。解释申请者虽然形式上的成绩未尽理想,却有极深厚的潜力尚未发挥。如果申请者转系,也可以强调申请者有强烈的学习动机,根据推荐者的观察,相信以申请者的表现,一定可以成功完成学业。   

(四)推荐者对申请人人格个性特征的印象:譬如学习精神、工作态度、与同事(同学)相处的情形、组织领导能力、学术专长、研究能力、有无工作经验与否,并加注评语。

(五)重述推荐者对申请人的支持及能力的确认,以再次肯定对申请人的支持与推荐。

                

推荐信的模式

推荐信的格式有些模式可循,以下将针对各段提供模式作参考:

(一)抬头可用的格式有:

Dear Sir/Madam;

To Whom It May Concern:

(二)第一段:引文句子可以引用如:

It is a pleasure to recommend to you (name), a former student of mine at (name of university).

I an very happy to have this opportunity to recommend (name), who is presently applying for admission to your graduate (or undergraduate) program in (name of program).

I understand that (name) is applying for admissions to your graduate (undergraduate) school, and has requested that I write this letter of recommendation for her/him.

In my capacity as professor at xxxx University, I have known xxx for three years, as both his/her advisor and professor.

(三)第二段:这段可以提供最实质的内容。譬如,如果推荐者是教授, 解释学生在他门下所修的课程。

(name) took two of my courses during the 1984-85 academic year, as follows; xxxxx and xxxxx.

(Name) was enrolled in three of classes from September 1984 to June 1986 xxx and xxx.

接下来,教授写一些有关申请人在课堂上的表现,如完成的研究计划、实验室研究、研究报告、考试的成绩、课堂态度、讨论课的参与等,举出实例。

In my class (es), (name) did excellent work. She always listened attentively, participated activitely in class, and handed in very good written assignment.

In particular, his/her research paper on (topic) was of exceptionally high quality, and showed that s/he fully understands and has a strong background in his/her field.

如果推荐人是工作主管,首先一定要仔细陈述申请人的工作职责,并对申请者工作表现作评估。如果可能的话尽量列举实例。

When (name) held the position of (job title) in this company she was one s/he was one of my best employees. His/her job responsibilities included (describe them), and s/he carried out his/her duties with exceptional skill and professionalism.

S/he not only did his/her own work, but also helped other employees, and made many valuable contributions to the efficient running to our firm.

第二段最后一段:可以提及申请人在班上(或公司里)的比较表现(譬如排名):

I was rate (name)"s academic ability as in the top 10% of his/her class.

Compared against other students that I have taught, I would say that (name) ranks in the upper 10%.

接下来,推荐者可对申请人能否成功完成学业提出看法。举例:

Based on his/her previous performance, I am certain that (name) would be a very successful student at your university.

I believe that (name) possesses all the qualities necessary to make an excellent graduate student in his/her chosen field, and am sure that s/he will make a fine addition to your campus.

(四)第三段:如果还有其他话想说,请另写一段。例如:英文能力、沟通技巧、领导才能、特殊学术或工作背景。譬如说,如果申请人欲申请的科系是企管系,推荐者可着力描写他们有关申请人商业的专门技术、领导才能,以及申请者所参加的商业活动,例如,有关商业方面的组织社团。又如,申请人申请护理研究所,推荐者可着力描写他们关怀的态度、处理实验室的技能,或是对病人的奉献。

(五)最后,以几句结尾作总结;

Therefore, I am happy to highly and without reservation recommend (name) for admission to your graduate program. Your kind/serious consideration of his/her application would be most appreciated.

I am thus pleased to give my full support and recommendation to (name)"s application for admission to your school. If any further information is required, please feel free to contact me.

签名:

Sincerely,

Sincerely yours,

Very truly yours,

With best regards,

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